会计小明的故事—混乱的应收账款

一：引子

一个企业的财务管理如何，其中最基础的一项考查就是看其应收账款管理乱不乱。因为应收账款不是单独的一个科目，而是与收入、成本等相关关联的。可是实务中很多企业的应收账款的管理并不是太理想，甚至有的企业管理的非常混乱。本文以应收账款作为切入点，谈一下应收账款如何进行管理。

二：故事

来公司一年多的小明，经历了出纳岗位，费用会计岗位，一步一步走来，教训很多但是收获也满满。这不最近公司为了拓展新能源产业，同时为了激励公司骨干员工的积极性，在公司原来厂房三楼，新设了一个新公司，由公司控股６０％，骨干员工参股４０％的方式运作。新公司财务方面，由于前期业务量小，也没有另外招聘财务人员，相关岗位还是由现有财务团队负责，而应收这块由于现有岗位应收小艳业务量比较大，所以财务经理决定指派小明负责新公司应收模块。

销售总监一大早就健步如飞的来到财务经理办工作前，悄声的用疑惑的语气说：“昨天下班，你邮件发给我的本月新公司应收账款数据，怎么和销售部统计的不一样啊？”财务经理一大早刚打开电脑，听到这句话后头微微一抬，似乎在寻找卡座上的人。因为财务总监第一反应是不是负责应收的小明搞错了？同时给销售总监说：“我刚打开电脑，我这边先核实一下，等下邮件回复你”。销售总监刚走出财务室，财务经理把卡座上的小明叫到跟前。财务经理把刚才销售总监和他谈的事情，和小明重复了一遍。刚才销售总监和他说的时候，财务总监毕竟是老江湖，内心同时也在盘算这个问题。于是对小明说：“你查一下本月发出商品金额是多少”，因为财务经理对这类问题太熟悉了，很多非财务人员或老板理解的应收账款，就是本月只要是把商品运出公司大门了，就是应收账款了，所以销售部统计的应收，大概也存在这个问题。小明立马查看了发出商品金额，然后回答道：“经理，本月发出商品４５０万”。财务经理听后寻思着：销售经理说的是他们销售部门统计的差异是５８０万（根据销售总监发给财务经理的邮件，销售部门统计应收详细清单），刨除发出商品４５０万，还有１３０万的差异啊。财务经理本想这个差异肯定是发出商品了，只要对出本月发出商品就可以给销售部说明了。

可是这下看，这个事情还没这么简单。于是财务经理把销售部统计的本月应收账款数据，发给了小明，叫小明一一核对一下，找出差异在哪。当然首先小明就找到了４５０万的发出商品差异了，然后兴奋的朝财务经理座位方向汇报着，财务经理应付着笑着，然后说：“你继续找１３０万差异在哪”。

小明一边比对着销售部统计的数据，一边在心里嘀咕着：本月销售本月确认收入并形成应收账款８００万，本月确认上月发出商品并形成应收账款３００万，本月发出商品４５０万，财务未确认应收账款，还有１３０万在哪呢？

在小明陷入了苦思阶段时，应付会计正在和业务对账，应付会计说：“这个款和供应商的预付款核销了，实际就是这个数据”，对了，就是核销两个字，让小明灵感炸裂。

“是不是，我这个也没有进行应收和预收的核销？”因为有几次销售部人员找小明对账，都发现他们都没有把客户预收支付的款项给算进来。小明嘀咕着，然后把应收和预收数据摆了出来，发现财务账上每个月应收与预收都是定期核销的，继续找了下销售部统计的表，确实有几家客户预收账款合计７０万，销售部没有统计进去，导致销售部门统计应收账款比财务部的多。这时候差异变为６０万了，差异越来越小，也变的越来越难找了。

当小明还在困惑时，财务经理也在查询应收账款相关数据。发现昨天小明发给他的应收数据存在一些问题。然后对小明说：“小明你昨天发给我的应收总数是应收账款总账的数据？”，昨天下班时候财务经理要上月应收账款总数，小明就打开财务软件把ＥＲＰ系统中应收账款模块数据总额，减掉坏账准备数据后，发给财务经理了。财务经理要应收账款数据，小明也没有具体问他要这个数据干嘛，以及具体数据范围等详细情况，反正听到后以小明自己的理解就开始查软件数据了。可是小明可能没想到，这个发给经理的应收款是含着应收账款坏账准备数据的，其中坏账准备就有４０万，而销售部统计应收账款是不含什么坏账之类的。

　　　财务经理把这个事情和小明一说，小明不仅没有因为差异的６０万，其中４０万因为财务经理找了，而变的高兴，反而立马紧张起来。因为负责新公司应收账款才一个多月，本想着应收账款有什么难度系数的，可是这下发现其实并不是想的那么简单。

　　　小明说那就在ＥＲＰ系统中的应收账款模块找应收数据，来比对销售部的数据吧。小明刚要打开应收模块查找数据，财务经理飘的一样，站在其后面。小明立马后背发凉，一阵阴风飘来。“不对”，财务经理说：“你这么查一般是对的，但是注意我们也有特殊情况”。财务经理继续说：“系统中的应收模块数据，是必须走系统流程的数据，而实际上我们可能存在异常，比如本月销售出库产品，可能存在本月没有开票，但属于可以确认收入的情况，但是无法在系统应收模块确认收入，需要在总账中手工确认收入。所以你只能去应收账款明细账中核对”。按照财务经理的思路，小明最终终于找到了２０万差异，确实这２０万是由于在总账中确认的。至此应收账款数据差异终于搞清楚了。

可能财务经理在邮件中把这个情况发给了销售部了，不一会销售总监又是健步如飞的来到财务经理面前。关于５８０万差异，其中１１０万差异（有几家客户预收账款合计７０万，其中坏账准备就有４０万，），这两项销售总监是可以听懂的，可是什么发出商品４５０万，什么２０万在总账确认的差异，销售总监一时搞不清楚啥意思。

财务经理解释到：“确认应收账款，不是以商品出厂大门为准，需要满足会计上的条件，一般来说按照准则对于收入的判断”。销售总监头偏了几个度，然后说：“都有合同，货物也发给对方了啊，不管你会计什么标准，钱都是要收的啊”。财务经理安抚说到：“你先别着急，我先把我们公司的标准给你看一下，你看是否可以理解。公司国内销售分为交款提货（现销）和先发货后收款（赊销）两种方式，收入确认的具体时点：（１）在交款提货销售方式下，公司在货款已收到，由买方验收合格且在送货单上签收无误后确认销售收入实现；（２）在先发货后收款销售方式下，公司按订单约定的交货期分次送货，并在与买方约定的对账日，将上一对账日至本对账日期间买方收到的货物与买方进行核对（核对内容包括品种、数量及金额等），双方核对无误后，风险和报酬转移给买方，公司按对账确认的品种、数量和金额向买方开具发票，并在对账日确认销售收入实现。先发货后收款销售是公司国内销售的主要方式。”

销售总监若有所思问：“也就是和客户对账日是公司确认应收的一个重要标准？”，财务经理说对：“我们公司对账是上月２６日至本月２７日为对账期限，而你们销售部完全按照当月整月数据来统计的，这个期限就不对”。经理继续说：“还有这个４５０万，就是本月２７－３１日的发出商品，还有之前月份未对账发出商品，且这部分都是未开票的”。财务经理一听未开票然后激动说：“那么意思是我们以开票来确认收入和应收账款？，那我看你们开票机里面每月都有发票为什么不都开去，来确认收入？”。看来销售总监被财务经理上面这一系列说的云里雾里了。

“不，不，不”，财务经理补充说：“比如还有差异的２０万，就属于本月复合会计上的收入，也应该确认应收账款，但是本月没有发票了，无法按照ＥＲＰ流程在应收模块直接生产数据，形成应收账款，所以在总账模块手工分录记录应收账款数据”。

财务经理从刚开始坐着和销售总监说，后台站着和其解释，到最后巴不得钻进销售总监脑袋里去解释了。而销售总监的如机器人一样，一会偏向左边，一会偏向右边，一会抬头，一会低头。最后销售总监说：“这个下次开会，还是要单独和王总说一下，统一一下标准，否则这么弄似乎每个月销售数据存在很多问题啊”。

销售总监走后，小明心想应收账款事情还真不少啊。刚想进入沉思阶段时，耳边响起财务经理的声音：“小明把新公司的应收账款账龄分析表发给我一下”，啊账龄分析表，还没做呢？

三：技术总结

　应收账款内控管理