实务探讨——合格供应商选择路径

一、案例企业基本情况

A公司为某国际知名快消品企业在大陆境内成立的独立子公司。自成立以来，A公司一直沿用较为传统的分散采购方式，由各需求部门自行实施采购。直到2017年，A公司为了提高采购效率与提升经营效果，防范采购风险，对采购进行了全面改革，推行集中采购政策。
A公司按不同的需求目的，将采购工作分为两大类：生产部门下辖采购部门主要负责采购生产用原材料；公司采购部门主要负责采购非生产用原材料及其他物资，包括生产用辅助材料、包装材料、办公用品、服务等。
2018年，采购改革实行后一年，A公司为了检验集中采购政策的实施效果，命内审部门针对采购开展了一次专项检查。内审人员在对某包装填充物进行检查时，通过市场调研发现该填充物原厂市场报价为850元/卷，远低于A公司现行采购价1200元/卷。如果按每卷350元的差价计算，初步估算，A公司为此已损失了百万元。这个结果出人意料……
经了解，该填充物由于具有特殊的防冲撞设计与独有的生产工艺，能有效降低货物在运输过程中的损耗，的确是最理想的包装材料之一。但是该填充物生产厂家从不对外直接销售，主要由几家固定的经销商负责销售事宜。
在采购改革前，A公司一直以来都是通过B经销商采购相关物资，并协议以1250元/卷的价格定期结算。
2017年，A公司实行采购改革，根据集中采购政策的规定，公司采购部门代替原需求部门，负责该填充物的集中采购。从归档的采购资料分析，公司采购部门在接手该采购项目后，专门组织了询比价采购流程，同时邀请了3家经销商参与比价。
评比记录说明，在同等质量的条件下，B经销商以比原协议价低50元/卷的最低报价1200元/卷获得与A公司继续合作的机会。
整个询比价过程似乎合情合理，但随着调查工作的深入，内审人员了解到，公司采购部门在2017年年初接手A公司所有采购事宜时，为节省时间，提高效率，采购人员在询比价时，所选择供应商的所有信息，如联系方式等，居然都来自原采购部门，并未亲自筛选供应商，所以各经销商的报价信息的真实性也就可想而知，“集采”询比价的结果如此离奇也就不足为怪。

二、案例分析

A公司询比价过程看似完全符合内部控制管理要求，但实际采购价格却远高于该产品实际市场价格。为何看似完善的采购流程却导致了这样的后果？
企业询比价流程通常会分为3个重要的环节：供应商选择、报价单发送与接收、评审与确定供应商。任何一个环节的疏漏都有可能使企业出现损失，但企业往往更重视对后两个环节的管理，容易忽视对供应商选择环节的控制。
此案例中，正是因为A公司负责集中采购的采购人员草率地选择了原采购部门推荐的供应商，且未慎重地进行筛选，就允许该供应商参与询比价，才会发生案例中的“怪象”。
因此，如何正确地进行供应商的选择成了询比价结果是否合理的关键。

三、合格供应商选择的具体方法
第一种是在企业已建有较为完善的采购物资的合格供应商名录的前提下，此时询比价操作方式较为简单，只需在合格供应商名录内按要求随机选择3家以上供应商，执行采购询比价流程即可；
第二种是若企业针对某物资的采购尚未建立合格供应商名录，采购人员在进行询比价时，需重新寻找供应商并审核其资质，按照供应商准入程序，将新的供应商纳入合格供应商名录，待其成为企业的合格供应商后，方可向其发放询价函，该供应商才有资格参与此次询比价流程。
四、供应商选择应考虑的其他因素

在供应商选择环节，企业还需关注以下事项。
第一，无论供应商来自哪个渠道，参与询比价的供应商必须是企业的合格供应商。
第二，采购人员在整个询比价过程中，从供应商选择开始，都必须保持应有的独立性。这样对供应商的选择才能真正做到公平公正，最大限度地维护企业的利益。
在上述案例中，接任采购工作的人员在接收原采购人员提供的供应商信息后，未独立地对供应商资质等信息进行核实调查，而是直接采用原采购部门提供的供应商信息及联系方式进行后续的沟通。这直接导致了后续的询比价结果完全失去了原来的意义，所谓的评审也是“空中楼阁”，最终造成了案例中实际采购价格过高的“怪象”。